Automatiseringens udfordringer

Intentionen med Onlinekontoret har altid været at forny de måder, virksomheder driver deres bogholderi på, ved at fokusere på den enkelte virksomheds specifikke behov og udvikle skræddersyede ERP-løsninger.

I samarbejde med en stadigt voksende række af partnere inden for bl.a. løn-, bogførings- og faktureringsområdet sammensætter Onlinekontoret de nyeste online-baserede teknologier, der til sammen hjælper deres kunder med at automatisere deres arbejdsopgaver.

Vi startede udelukkende Onlinekontoret med dét formål at gøre op med den gamle måde at lave bogholderi på. De seneste år har det udviklet sig positivt, og der er kommet mange nye interesserede virksomheder til.

Mange er svære at få med på vognen

I løbet af de tre år, Onlinekontoret har eksisteret, er der kommet mange nye, spændende systemer til, som kan spare virksomheder tid, frigøre ressourcer til andre opgaver og fjerne mange af de bekymringer, som følger med det gammeldags bogholderi.

Men på trods af de mange synlige fordele, har mange virksomheder stadigvæk svært ved selv at løsrive sig fra de arbejdsgange, de allerede kender og bruger.

Og dét er nødvendigt for at omstille sig til et mere automatiseret bogholderi.

Det er helt klart en udfordring, at mange af de gamle bogholdere, der sidder ude i virksomhederne, ikke er klar til de nye løsninger. De er langt fra parat til denne automatisering.

På den ene side ser Onlinekontoret et markant potentiale for at forbedre, hvordan virksomhederne driver deres bogholderi og derved optimere et væld af arbejdsprocesser. Men på den anden side hænger mange af virksomhederne fast i gamle mønstre, som de ikke lægger fra sig uden videre — ofte af frygt for eller manglende viden om de mange nye teknologier.

“Hvad mange af virksomheder gør er, at de prøver at tilpasse de nye systemer og rette dem til deres gamle måde at arbejde på — langt de fleste gange med et dårligt resultat.”

I stedet bør danske virksomheder gøre sig det klart, at nye systemer også bringer nye arbejdsformer med sig, som man er nødt til at lære og tilpasse sig for at kunne få glæde af den rivende udvikling på området.

Mange virksomheder prøver selv at finde og opsætte de nye systemer, men langt de fleste har ikke kompetencerne til det. Resultatet bliver derfor ofte ikke som forventet. Virksomhederne rådgiver sig ofte med deres egen bogholder eller revisor, og desværre er de fleste af disse ikke hoppet helt med på digitaliseringen.

Det er hér, Onlinekontoret kommer ind i billedet.

Specialiseret viden og skræddersyede løsninger

Med den nyeste, specialiserede viden inden for de mange muligheder, der løbende dukker op på markedet, er Onlinekontoret i stand til at sammensætte den helt rigtige kombination af systemer, der passer til den enkelte virksomheds behov.

Samtidig kan Onlinekontoret stå for implementeringen af systemerne og kan dermed håndtere både opsætning, integration, oplæring og løbende vedligeholdelse.

Vi har simpelthen gennemgået den normale, gamle måde at udføre bogholderi og har via vores mange samarbejdspartnere udviklet et solidt system til optimering af de mange opgaver.

En platform, der har en særlig plads i Onlinekontorets løsninger, er e-conomic, et cloud-baseret regnskabs- og administrationsprogram, som kan integreres med flere end 150 andre apps og dermed hjælpe små og mellemstore virksomheder med alt fra webshops og kreditorstyring til løn og kasseapparater.

Onlinekontoret tilbyder også firmakort-løsningen Pleo til deres kunder, som med både fysiske og virtuelle betalingskort kan hjælpe med både at automatisere udgiftsrapporter og give et up-to-date overblik over en virksomheds køb.

FarPay er en anden online-baseret platform, som Onlinekontoret også tilbyder til mange af deres kunder, og som står for automatisering af virksomheders fakturerings- og betalingsflow. Farpay sørger for, at en virksomheds kunder helt automatisk modtager og betaler deres fakturaer alt imens virksomheden selv har det fulde overblik over en fakturas status.

Besparelse på 168.000 kr. årligt

Ud over de nævnte løsninger bruger Onlinekontoret blandt andet også fakturafil.dk, Intempus, Budget123, Zynegy og Corpay One.

Dette brede udvalg af systemer giver en masse unikke kombinationer, som Onlinekontoret blandt andet har brugt til at skabe en samlet, årlig besparelse på 168.000 kr. hos én af deres kunder, en golfklub.

Vi har optimeret en golfklub, der havde en ekstern bogholder siddende tre dage om ugen til kr. 20.000 pr. måned. Efter vores optimering havde de outsourcet til en anden bogholder med fokus på digitalisering, omstruktureret deres workflow, og sparet 168.000 årligt.

En anden af Onlinekontorets kunder, en butik, brugte otte timer ugentligt på bogholderiet efter lukketid. Efter Onlinekontoret havde brugt deres magic touch på butikkens bogholderi, blev dette skåret ned til én time ugentligt.

“Syv timer sparet om ugen er altså syv timer mere til familien — hver uge.”

“Hør nu de konsulenter, der findes!”

Hvis man som virksomhed er interesseret i at automatisere sit bogholderi og tage fat på nogle af de mange muligheder på markedet, men hvis man ikke helt ved, hvordan man skal komme i gang eller har dårlige erfaringer med at omstille sig til noget, er det bedste man kan gøre ifølge Claus simpelthen at tage fat i en konsulent, der rent faktisk ved noget om det.

Man skal bare høre en konsulent om mulighederne. Langt de fleste konsulenter tilbyder gratis sparring om nye løsninger — der er rigtig mange, der ved rigtig meget om de rigtige løsninger. Og den rette opsætning og rette tilpasning af arbejdsgange gør bare mange gange processen meget nemmere. I sidste ende er det jo til fordel for medarbejderne.

Claus Gråbæk Sørensen, direktør i Onlinekontoret. Billede: Annelene Petersen, Randers Amtsavis.

I Claus’ øjne er det bare om at tage kontakt til en konsulent og komme i gang hurtigst muligt, for det automatiske bogholderi er kommet for at blive.

Den gammeldags bogholder forsvinder med tiden. Dem, der overlever, er dem, der tilbyder moderne, digitale løsninger. Men bogholderarbejdet bliver på denne måde også mere en controller-funktion. Jeg tror, at bogholder-funktionen delvist overtages at digitale løsninger, og at bogholdere og revisorer kommer til at fungere mere som rådgivere på de konkrete bogholderi-spørgmål og udarbejdelse af regnskaber.

Claus Gråbæk Sørensen er direktør hos Onlinekontoret. Tak for spændende input, Claus!

Onlinekontoret bruger blandt andet: e-conomic, Zenegy, FarPay, Fakturafil.dk, Pleo, Budget123, Corpay One