Sparer 3 hele arbejdsdage om måneden med simple tricks

Hos Mackabler.dk er de meget optaget af at automatisere deres arbejdsprocesser — fra at opfinde og bygge egne applikationer til at bruge plug-ins og platforme, der kan gøre arbejdet lettere og mere effektivt og dermed få mere tid til dét, der er vigtigst for dem — at bringe mere Apple-udstyr ud i danske hjem og virksomheder.

Mackabler.dk er en dansk webshop grundlagt i starten af 2013, som specialiserer sig i tilbehør og udstyr til Apple-produkter som iPhone, iPad og Mac.

Hos Mackabler bruger de blandt andet et par danske tools, der virkelig sparer tid, så det batter. Det første er Dinero, som er et regnskabsprogram, de fleste af os kender i forvejen. Men noget, som måske ikke alle kender til er en Dinero-feature, der faktisk fik Mackabler til at skifte til Dinero fra et andet regnskabsprogram. En feature, som kan synes lille udefra, men som betyder kæmpe tidsbesparing i sidste ende.

Denne feature er Dinero Crowd, som er et rigtig godt eksempel på, hvordan crowdsourcing af data kan hjælpe med at gøre hverdagen lettere for alle, der er en del af netværket. Dinero Crowd er også et rigtig godt eksempel på, hvorfor hele bogholderi- og revisionsbranchen er ved at omstille sig til at tjene penge på andre opgaver, end at taste og bogføre for deres kunder. Dinero Crowd hjælper med at tilføje dine bilag til den korrekte konto udfra, hvordan andre Dinero brugere har kategoriseret lignende bilag. Det betyder, at man kan bogføre langt de fleste bilag selv, og at man har et mere aktuelt regnskab.

Platforme og features som denne bliver muliggjort i høj grad fordi omkostningerne til at træne nye machine learning-modeller, der kan sætte struktur på kæmpe datasæt og gøre dem genanvendelige på tværs af et netværk, nu er blevet så lave, at det bliver muligt at anvende og træne nye modeller på ingen tid. Dette gør, at nye produkter, der markedsfører sig med “Machine Learning” eller “Artificial Intelligence” kommer på markedet med en hastighed som aldrig før.

Sparer ca. 3 hele arbejdsdage hver måned

Et andet tool, der sparer meget tid for Mackabler, er Corpay One. Corpay One bruger de i MacKabler primært til regningsbetaling.

Jeg har altid hadet at skulle betale regninger. Ikke fordi, de er regninger, men i betragtning af, at vi lever i 2018, hvor vi kan betale med vores telefoner, tænde lyset med stemmekommandoer og rent faktisk oplade vores bøger, er det mærkeligt, at jeg stadig skal indtaste, behandle og betale regninger manuelt i min netbank.

Al denne ulejlighed fik derfor oprindeligt Jonathan til at konsolidere alle MacKablers regninger og behandle og betale dem alle samlet én gang om ugen. Dette betød dog, at han snart nåede et punkt, hvor det føltes som om, at en hel fredag ikke blev brugt på andet end at betale regninger.

Da jeg selv er lidt af en nørd, og jeg faldt over Corpay One ved et tilfælde, vakte idéen om at automatisere betalingen af regninger ved hjælp af AI virkelig min nysgerrighed. Jeg var skeptisk oprindeligt, men Corpay Ones brugersupport var meget venlig og imødekommende og reagerede hurtigt og effektivt på mine spørgsmål om deres service. Derfor valgte jeg at give dem en chance.

Jonathan Parisi, medstifter af Mackabler.dk.

Jonathan fortæller, at det har aldrig været så nemt at betale regninger — til tiden! — og få dem hurtigt ud af vejen. Med Corpay OneAddress kan regninger, der modtages via e-mail, automatisk blive sendt direkte til Corpay One, som derefter analyserer og sætter dem til betaling på forfaldsdatoen. Corpay OneAddress er, ligesom Dinero Crowd, et eksempel på en feature der kan synes ubetydelig, men som giver kæmpe tidsbesparelser i sidste ende.

Oprindeligt var jeg lidt bekymret for, om Corpay Ones underliggende AI virkelig kunne læse alle slags regninger korrekt. Nogle gange modtager vi fx fakturaer, der viser et samlet beløb under et omfattende kontoudtog med en hel måneds transaktioner. Corpay One har uden problemer kunnet læse, analysere og behandle disse regninger. Så vi er meget imponerede over Corpay Ones platform og stoler fuldt og fast på den.

Med omkring 85 regninger om måneden, ville Jonathan ende med at bruge cirka 14 timer, eller næsten 2 hele arbejdsdage om måneden på blot regningsbetaling alene. Hvis man tager andre automatiseringsprocesser som Dinero Crowd og andre tools med i ligningen, ender det på noget, der ligner 3 hele arbejdsdage hver eneste måned, som Jonathan og hans kollegaer i MacKabler kan bruge på at sikre, at vi alle kan modtage vores Apple-udstyr til tiden.

Jonathan Parisi er medstifter af Mackabler.dk. Tusind tak for at dele dine erfaringer, Jonathan!

‍