Usynlige udgifter: Dét koster dårlig leverandørhåndtering

Afkastet af gode leverandørrelationer kan være kolossalt. En McKinsey-undersøgelse af mere end 100 virksomheder viste, at virksomheder, der regelmæssigt samarbejder med leverandører, opnår højere vækst, lavere driftsomkostninger og større rentabilitet end deres konkurrenter.

Underleverandører er afgørende for enhver virksomheds drift, men i takt med at udefrakommende faktorer påvirker vigtige touchpoints med leverandører, er det nødvendigt at virksomheder prioriterer at risikovurdere deres forsyningskæde og identificere fejlkilder, så de kan optimere på økonomiske og kommunikative processer. (Adent Partners, 2023)

Risikovurdering og identificering af gnidningspunkter er ikke blot vejen til bedre leverandørrelationer - det er også vejen til at reducere omkostninger og opnå bedre synlighed i interne processer. Faktisk er reducering af procesomkostninger en af de vigtigste prioriteringer blandt finansfolk, hvilket kræver at leverandører såvel som købere skal fokusere på at yde den bedste service på den mest effektive måde. (Adent Partners, 2023)

Opsummeret, betyder det, at du skal:

1. Involvér din leverandør. Undersøg deres behov, som du ville gøre med en kunde.
2. Identificér problemområder i din ende.
3. Få styr på dem.
4. Opnå en god og sund leverandørrelation

I de følgende afsnit kan du læse, hvorfor og hvordan du opnår en sund leverandørrelation.

Leverandører stiller højere krav

Leverandører ønsker selvfølgelig hurtigere og mere præcis betaling. Med præcis, menes der, at de forventer, at betalinger bliver betalt til tiden. Leverandører stiller i højere grad krav til deres købere, og undersøgelser viser, at utilfredsheden blandt leverandører er stigende. Leverandører mener især, at selve betalingsprocessen kan blive lang, når en faktura håndteres manuelt af køberen. Det skyldes bl.a. den tidskrævende proces, der involverer manuelt at følge op på faktura- og bankinformationer, samt betalingsstatus. (MineralTree, 2023)

Det kan lyde helt åndssvagt, men virksomheder er faktisk dårlige til at betale for tiden. Dette kan helt simpelt tilskrives dårlig fakturahåndtering. To tredjedele af finans ledere har set en betydelig forbedring af leverandørrelationer ved automatiserede betalinger, og der er flere fordele at hente. (MineralTree, 2023)

Samtidigt, ønsker globale finansafdelinger også i højere grad synlighed og strømlinet data i udgiftshåndteringsprocesser - ting som er svære at opnå ved manuelle processer. Her er der bl.a. tale om data såsom revisionsspor, behandlere og godkendere på bilag. (Ardent Partners, 2023) Strømliningen sker i selve bogføringssystemet, som skal kunne integrere til virksomhedens regnskabsprogram, og på den måde kan finansafdelinger, store som små, opnå økonomisk overblik ved at have alt i samme system - simultant med at de betaler deres leverandører til tiden!

Leverandørrelationer anno 2024

Der findes masser af fagudtryk for leverandørrelationer og det arbejde, der ligger i at pleje dem.

“Supplier relationship management”, “Vendor management” eller “Supplier account management” osv. Hvis vi skal koge begreberne ned, er det virkeligheden “bare” at vedligeholde og bevare tillidsfulde relationer til leverandører og forhandlere.

Men “bare” betyder ikke, at det er nemt. Virksomheder, der plejer leverandørrelationer, prioriterer samarbejdet frem for den transaktionelle handling. I et studie af Michigan State University og McKinsey blev “The Supplier Collaboration Index” udformet, som er et benchmarking værktøj for virksomheder, der ønsker at forbedre deres leverandørsamarbejder. (McKinsey, 2023) 

Modellen opdeler vejen til et succesfuldt leverandørsamarbejde i 5 overordnede kategorier. Hvis vi skulle igennem dem alle sammen nu, så mister jeg sikkert din opmærksomhed, så vi nøjes med det fokuspunkt, som er det vigtigste, som er: ✨Strategisk strømlining✨

Essensen af “The Supplier Collaboration Index” er at fokusere på værdiskabende partnerskaber, som kan drive vækst. Virksomheder skal ganske enkelt finde ud af, hvordan de forvandler en leverandør til en engageret og værdiskabende samarbejdspartner.

Med udgangspunkt i overordnet strategisk strømlining bør den indledende proces bestå af at få  praktiske gøremål og strategiske forventninger på plads først. I det næste afsnit, kan du læse hvordan du kan komme i gang med strategisk strømlining i leverandørsamarbejder.

De første skridt mod strategisk strømlinede leverandør processer

Sørg for at afdække forventninger såsom kvalitetssikring af leverancer, løbende kommunikation og feedback, samt foretrukne betalingsmåder. Overvej at udforme en politik for automatisering af kreditorbogholderiet, interne retningslinjer eller processer til at vedligeholde og forbedre forholdet til forhandlere og leverandører. 

Virksomheder vil typisk identificere de indledende touchpoints med en leverandør og finde de steder i kommunikationen, bestillingen eller betalingen, hvor der er størst risiko for fejl - fra virksomhedens egen side, altså. Det er svært at influere en leverandørs produktionsproces eller leveringsprocedure, men ved at sørge for at tingene spiller på ens egen banehalvdel, kan man nemmere få bolden videre.

Det første fokusområde bør for virksomheder være interne procedurer, hvis de vil opnå strategisk strømlining. I leverandør sammenhænge bør fokus især være på at sænke behandlingstiden, og her kan automatisering af manuelle processer bidrage til hurtigere processer. Faktisk, kan intelligent process automation øge effektiviteten med op til 40%. (McKinsey, 2017) Derfor bør virksomheder især reducere manuelle processer, som er specielt tidskrævende. 

Der findes mange måder at optimere processer på, men det ændrer ikke på, at der under alle omstændigheder skal tages højde for leverandørernes krav. F.eks. Ved udenlandske betalinger, skal virksomheder være særligt opmærksomme på behandlingstiden og særlige regler for det pågældende land. Her hjælper det at have et bogføringssystem, som taler “flere sprog” og som kan håndtere udenlandske betalinger - især når vi ved, at leverandører ønsker bedre og rettidige betalinger.

Skyd genvej til tættere relationer til dine leverandører

Så der er flere og flere virksomheder, der bliver opmærksomme på, at deres leverandører kan blive mere end en udgift. Men hvordan ser det ud i en travl hverdag?

I takt med at digitaliseringen af udgiftshåndtering bliver prioriteret af virksomheder, bliver automatisk fakturahåndtering et koncept, som udvikler sig hurtigt. Kunstig intelligens er nu oftest integreret i digitale løsninger, og virksomheder kan bekæmpe svindel og reducere fejlkilder ved hjælp af kombinationen af AI-scan af fakturaer og digitale godkendelsesprocesser.

Sådan kan en leverandørfakturas rejse se ud:

Ovenstående er for ét enkelt bilag og en enkelt leverandør. Hvor mange fakturaer modtager din virksomhed hver dag, uge eller måned? Og fra hvor mange forskellige leverandører? Manuel fakturahåndtering kan altså hurtigt blive en lang og kompliceret proces, som kan tage mere end 2 uger. Det er altså 2 uger at behandle én faktura. (Ardent Partners, 2023) Det er i denne proces, at en leverandør oplever frustrationer, når de bliver kontaktet flere gange af forskellige afdelinger i jeres virksomhed. Eller bare når betalingsfristen ikke overholdes.

I en automatiseret fakturahåndteringsproces bliver der brugt 51% mindre tid på at kommunikere med leverandøren, fordi alle informationer er opdaterede og bevarede, og kun de mest relevante roller i virksomheden inddrages. Derudover, er risikoen for svindel ekstrem lav i en automatiseret proces, da alle ændringer i leverandør- og betalingsinformation automatisk bliver dateret og lagret. (Ardent Partners, 2023) 

Automatiseret fakturahåndtering taler også ind i den foretrukne B2B betalingsform, hvilket fortsat er fakturaer - og især i virksomheder med store erhvervs budgetter er fakturabetaling især populært. I virksomheder med over 100.000 kr. i erhvervsindkøb er det 49% af betalingerne, som foregår via faktura. (Dansk Erhverv, 2023)

Derfor skal virksomheder prioritere leverandørrelationer højere end sædvanligt. 75% af danske virksomheder har faste samarbejdsaftaler med leverandører, men aftalen er oftest kun bestående af rabatter samt betalings- og leveringsvilkår. (Dansk Erhverv, 2023)

Dét som der mangler - for at holde den røde tråd - er ✨Strategisk strømlining✨.