Ni manuelle processer SMV’ere burde lade automatisering klare

I marts 2021 ændrede Roger navn til Corpay One. Vores features og funktionaliteter har ikke ændret sig. Du kan læse mere her, hvis du vil vide mere om ændringen.

‍

Nogle SMV’ere er allerforrest, når det kommer til at anvende nye teknologier.

Men større virksomheder med mere end 100 ansatte bruger stadig mere end dobbelt så mange penge (72.000 kroner vs. 30.000 kroner) på IT per medarbejder i forhold til mindre virksomheder viser en undersøgelse fra DI. 

Det halter især efter, når det kommer til at automatisere bogholderiet og finansafdelingerne. Det er egentlig lidt selvmodsigende. For der findes næppe afdelinger, hvor manuelt arbejde er dyrere. 

Her er nogle af gennemsnitspriserne som virksomheder betaler for helt almindelige opgaver: 

• At behandle en faktura koster op mod 90 kr./faktura i software og mandetimer (Hvis du har modtager 100 fakturaer om måneden løber det hurtigt op).
• Indsende, godkende og udbetale medarbejderudlæg koster i gennemsnit 240 kr./per udlæg. 
• I gennemsnit taber virksomheder 5% indtægt om året på grund af økonomisk bedrageri. 
• Hvis du hyrer en ekstern bogholder kan det koste mellem 300 til 500 kroner i timen. 

Udover at være relativt dyre, så har de ovenstående opgaver det til fælles, at de ofte involverer mange forskellige afdelinger i virksomheden. Netop det spredte element er en af de typiske klager vi hører fra CFO’ere og andre økonomiansvarlige. De har ikke et overblik over fakturaer, kvitteringer, medarbejderudlæg, betalinger og leverandører. 

85% af CFO’ere siger at deres afdeling bruger størstedelen af deres tid på opgaver, der ikke skaber værdi ifølge den årlige “CFO Indicator Report” fra Workday. Faktisk bruger de adspurgte CFOs medarbejdere kun 17% af deres tid på strategisk rådgivning. 

Kort sagt er der altså en solid automatiseringsgrobund i finansafdelingerne. Læs med for at blive klogere på, hvilke 9 områder du med fordel kan automatisere. 

‍Betalinger

Alle virksomheder har udgifter. Det er desværre de færreste, der håndterer dem effektivt. Betalingsfrister bliver misset, og det sætter forholdet til dine leverandører på prøve. Desto større væksten er, jo flere udgifter. 

Uden en automatisk løsning, så bliver fakturabetaling hurtigt et fuldstidsjob i SMV’ere. For de fleste virksomheder betyder det, at deres vækst bliver en omkostning. Fordi de har brug for at hyre en ekstern bogholder eller bruge interne kræfter på at håndtere leverandørfakturaer. Det er derfor, fakturabetaling bliver så dyrt. 

Men hvis du benytter automatisering, behøver du ikke hyre nogen. Automatiserede betalingsplatforme som Roger kan klare betalingerne for dig, så dine leverandører altid bliver betalt til tiden. 

Sådan sparer automatisering dig for tid, penge og dårlig samvittighed over missede deadlines - uden at du behøver ansætte ekstra hjælp.  

‍Medarbejderudlæg

Hvis medarbejdere skulle remse deres fem foretrukne arbejdsopgaver op, så det usandsynligt at refusion af udlæg kommer med på den liste (den ville højst sandsynligt ligge nederst). Ifølge WSJ så undlader 10% af medarbejdere at få deres penge tilbage, fordi det er for besværligt.  

Det forstår man egentlig godt, når det i gennemsnit tager en time at rapportere udlæg. Og når man så har indsendt sin rapport, kan det tage op til 30 dage før du ser dine penge igen. Det er lang tid - især for den ansatte. Det er en hel måned, hvor man kan blive frustreret og bitter. 

Din virksomhed kan fuldstændig undgå manuelt tastearbejde ved at anvende Rogers automatiserede udlægsløsning. Men vores avancerede OCR-scanningsteknologi gør også, at du kan pensionere den klodsede, fysiske scanner. Og så tager det 1 eller 2 dage, før dine medarbejdere bliver betalt tilbage - ikke en måned! 

‍

Godkendelser

Selvom vi er trådt ind i et nyt årtusinde, så håndterer mange virksomheder stadig deres udgifter, som de gjorde for 20 år siden. Ansatte scanner fakturaer, printer dem igen for at kunne aflevere dem hos en godkender, der så scanner udprintet. 

Det er derfor at papirbunkerne stadig har kronede dage i kontorlandskaberne. Det er på tide at pensionere papir- og tidsspildet. Det er tid til at automatisere dine godkendelsesprocesser, mens du stadig bevarer kontrollen og overholder compliance.

‍

‍Bogføring

De fleste bogholdere har kunder, der gør det. Afleverer en plastikpose fyldt med kvitteringer og fakturaer, når regnskabet skal gøres op. 

En pose der er blevet fyldt op med alle de papirer, som den stakkels bogholderkunde, har ledt efter i bilen, kontoret og måske også derhjemme. Det er ikke svært at se, hvorfor det ikke er et optimalt system. 

Løsningen ligger lige til højrebenet. En service der automatisk scanner kvitteringer og fakturaer for de vigtigste detaljer og synkroniserer det direkte til dit regnskabsprogram. 

Du kan reducere posestressen markant ved at lade Roger håndtere alle dine bilag. 

Identificere dobbeltbetalinger

Udgifter er i forvejen mindre interessante end indtægter. Men at betale den samme faktura 2 gange gør det ikke bedre. Virksomhedsledere lægger ofte ikke mærke til sådanne fejl, før det er for sent. 

SMV’eres finansielle net er ganske enkelt ikke fintmasket nok til at fange dobbeltbetalinger. Men det bliver værre. For større virksomheder har i højere grad økonomien til at håndtere en enkelt dobbeltbetaling. Men for mindre virksomheder kan det udfordre årsregnskabet. 

Hvorfor ikke undgå dobbeltbetalinger automatisk? 

Interne revisionsspor‍

Økonomisk bedrageri er en indbygget risiko i alle virksomheder. SMV’ere er en udsat gruppe fordi de - ofte - ikke har de økonomiske muskler til at opdage internt bedrageri i tide. 

Selv betroede medarbejdere kan blive fristet over evne. Bedrageriet sker ofte ved at beløb bliver ændret på leverandørbetalinger, medarbejderudlæg fejlrapporteres eller ved at der indsendes falske bilag. 

Alt sammen kan undgås. Løsningen er - ja du gættede rigtigt - automatsering. For når virksomheder gennemautomatisere deres finansafdeling, så bliver det uendelig meget sværere at begå økonomisk kriminalitet. 

Med Roger kan du bekæmpe bedragier ved lave et revisionsspor for hver enkelt faktura, udlæg eller leverandør. Så kan du hurtigt se, hvilke medarbejdere der har interageret med en udgift. 

Rapportering

Som nævnt er rapportering en af de poster, der tager stort set al tiden i finansafdelingen. 

Det er så tidskrævende en disciplin fordi de ofte skal bevæge sig mellem forskellige databaser og værktøjer, for at få et overblik. Det er både frustrerende og besværligt. 

Derfor bruger stadig flere cloud-baserede regnskabsprogrammer, der skaber samling på det fragmenterede regnskab. Det er her, de kan fastslå indtægter, udgifter og - forhåbentligt - profit med et klik. 

Roger lægger sig som et automatiseringslag ovenpå dit regnskabsprogram. Så al betalingsdata bliver synkroniseret mellem Roger og dit regnskabsprogram. Sådan sørger Roger for at din udgiftspost altid er retvisende.

‍

Manuel indtastning

Hvis du vidste, hvor mange “professionelle” som bygger deres virke på at taste data ind, ville du blive overrasket. Men manuel indtastning og 2020 rimer ganske enkelt ikke. En simpel kommafejl kan afstedkomme enorme ændringer i et regnskab. Når det kommer til betalinger, så burde SMV’ere ikke lade manuel indtastning være fundamentet (Som race er vi gode til mange ting, men at indtaste fejlfrit - det er bare ikke en af dem).

Lad os nu sige, at du fejlagtigt indtaster en udgift som 1.000 kroner, selvom den kun burde have været 100 kroner. Når virksomhedens udgifter så skal betales, så er det ikke sikkert, at ham der betaler kan se fejlen. Et ekstra 0 kan altså resultere i, at I betaler 900% mere end nødvendigt. Det skal man ikke gøre mange gange som SMV, før det går galt. 

Det er ikke kun et spørgsmål om penge. For fejl kan både måles i kroner og sekunder. Det tager mindst ligeså lang tid at rette en fejl, som det tager at lave den. Ofte noget længere. 

Vores OCR-scanningsteknologi er præcis, effektiv og laver ingen tastefejl. 

Leverandørstyring

Ingen leverandører er ens. Det gælder især deres forventninger og præferencer. De modtager forskellige betalingsmetoder og de udformer deres fakturaer forskelligt. 

Derfor er det ofte en fuldtidsstilling at håndtere leverandører og leverandørbetalinger. 

En automatisering af dit kreditorbogholderi eliminerer behovet for at ansætte flere medarbejder, selvom virksomheden modtagere flere fakturaer, når I vokser. Med Roger kan I automatisere hele fakturaflowet. Lige fra modtagelse til betaling.