Automatisk bogføring: Den ultimative guide

I marts 2021 ændrede Roger navn til Corpay One. Vores features og funktionaliteter har ikke ændret sig. Du kan læse mere her, hvis du vil vide mere om ændringen.

‍

Fordi selvom de fleste nok er med på, at automatisk bogføring kan spare dem både tid og tastearbejde, så tror de fleste ikke på det, før de oplever det selv.

De hundredvis af revisionsfirmaer og finansafdelinger, som jeg har hjulpet med at bruge Roger, bliver mere effektive, skalerer hurtigere og mere kontrolleret, får mere tid til at lave strategi - eller få flere børn, men det sidste vender jeg lige tilbage til. 

For det har at opnå et automatisk regnskab har været på dagsordenen siden begyndelsen af det her årtusinde. Men det er først indenfor de seneste år, at digitale regnskabsværktøjer er blevet en ligeså naturlig del af CFO’eres, revisorers og bogholderes dagligdag, som regneark og lommeregnere har været det i årtier. Men det er stadig de færreste virksomheder, der har opnået et nemmere regnskab gennem automatisk bogføring. 

Er du en af tvivlerne? Så lad os lige tage nogle af de misforståelser, udfordringer og spørgsmål, jeg møder oftest. 

• Kommer automatisering til at erstatte bogholdere og revisorer?
• Hvad er den største automatiseringsfejl virksomheder oftest begår?
• Hvordan kommer du igang med automatisering, når du ikke har tiden til at revolutionere alle dine regnskabsprocesser?
• Hvad skal du holde øje med når du leder efter en løsning til automatisk bogføring?

Før jeg dykker ned i udfordringerne, så lad mig lige slå fast, hvad jeg mener, når jeg siger automatisk bogføring. 

Hvad er automatisk bogføring?

Gennem tiden har mange påstået, at lige præcis deres løsning eller værktøj kunne give dig tiden tilbage, fordi din bogføring ville blive automatisk. Men et decideret automatisk regnskab har været svært at få øje på - indtil nu.  Nogle gange kan det være lettere, at sige hvad noget er ved at forklare, hvad det ikke er. Og Automatisk bogføring er altså ikke trinvise forbedringer af eksisterende processer. Det er først, når man bruger teknologier, som deep learning og kunstig intelligens, at man virkelig ser automatisering. 

Når jeg taler om automatisk bogføring, så mener jeg en komplet transformation af, hvordan din virksomheds finansafdeling opererer:  

• Alle dine digitale bilag bliver automatisk betalt til tiden. 
• Mistænkelige transaktioner bliver opdaget og forebygget i realtid. 
• Og alle de rapporter, du har brug for, er klar med det klik. 

En historie - der kræfter mig i, at vi er på rette vej med Roger - var en kunde, som fortalte mig, at hans automatiske fakturahåndtering, havde frigjort så meget af hans tid, at han havde sagt til sin kone, at de godt kunne få barn nummer 2 nu.

For mig beskriver den historie essensen af, hvad formålet med automatisk bogføring er. Det handler nemlig om at gøre økonomiansvarliges (arbejds)liv lettere og mere effektivt.

Men hvordan blev det så muligt at få barn nummer 2? Jo, det er fordi at kunden bruger Roger til at digitalisere hele sit fakturaflow lige fra modtagelse til betaling. 

Vi starter altid med at kigge på al den manuelle dataindtasting, der er forbundet med de digitale bilag, som bevæger sig gennem finansafdelinger verden over. Vores OCR-scanner aflæser let de vigtigste detaljer fra bilaget, og sender dem automatisk videre til dit regnskabsprogram. Dernæst handler det om at kigge på, hvordan I i håndterer jeres elektroniske fakturaer, refunderer medarbejderudlæg eller matcher bilag med bankkontoudtog. Med udgangspunkt I jeres processer kan man så bygge automatiserede Workflows, der giver jer tid og overblik over jeres virksomhed, leverandører, udgifter og compliance. Kort sagt en elektronisk fakturahåndtering kan reducere mængden af tid, I bruger, dramatisk. 

Jeg tror på, at der er mulighed for at lade den automatiske bogføring gå endnu dybere end den har gjort førhen, så alle finansielle opgaver bliver løst mere effektivt. 

‍Kommer automatisk bogføring til at erstatte bogholdere og revisorer?

Det korte svar er nej. Ellers ville hele Rogers eksistensgrundlag også forsvinde. Revisorer, bogholdere og økonomiansvarlige er vores kunder. Men automatisk bogføring kommer til at redefinere deres roller. 

I al den tid vi har eksisteret, har jeg aldrig mødt et revisionfirma eller en finansafdeling, der implementerede Roger for at slippe af med deres revisorer. De bruger Roger for at fremtidssikre deres firmaer, og de fleste ser faktisk Roger som en mulighed for at øge deres medarbejderes jobtilfredshed. Revisorer, CFO’ere og bogholdere har lange uddannelser bag sig, og de færreste af dem brænder for at bruge deres tid på manuelle, repetitive opgaver, der let kan håndteres af en maskine. 

Automatisk bogføring er ikke perfekt - endnu. Selvom algoritmerne bliver klogere over tid og hjælper finansfolk med at finde mere og mere relevant data, så vil der altid være behov for, at der sidder et menneske og forvandler output til forretningsstrategi. 

Vores mission er at styrke revisorer og økonomiansvarlige - ikke erstatte dem. 

Hvad er den mest typiske fejl virksomheder begår i forbindelse med automatisering?

Den største fejl, som jeg ser virksomheder begå igen og igen, er at de ikke mener, de har tid til at automatisere deres processer. 

Jeg forstår det godt. Vi vænner os alle sammen til at arbejde på en bestemt måde, der fungerer for os.

Sådan havde jeg det egentlig også selv engang. Men efter at have set, hvor meget tid man sparer over - ja - tid, så har jeg ændret mening. Jeg vil hellere bruge 2 timer i dag, hvis jeg kan spare 1 time hver uge det næste år (52 timer!!). 

Som man siger, hvorfor arbejde hårdere, når du kan arbejde klogere? Det er essensen af en hurtig faktura håndtering.

Hvordan kommer du igang med automatisering, når du ikke har tiden til at revolutionere alle dine regnskabsprocesser?

Som jeg nævnte tidligere, så er vi mennesker vanedyr. Derfor synes de fleste, at det kan være omstændigt at ændre på fastlagte arbejdsgange. Det er ikke anderledes med et automatisk regnskab. Men det som de fleste fejlagtigt antager, er at det kræver en stor omvæltning. Man kan - faktisk bør man - starte i det små med at automatisere en proces. Over tid kan du så tilføje flere. Som disciplin er automatisk bogføring et marathon ikke en sprint. Gør det gradvist i præcis det tempo, der passer til dit temperament, tid og virksomhed. 

En af de ting CFO’ere, revisorer og bogholdere oftest nævner, er at de gerne ville bruge mindre tid på manuelt tastearbejde, så de kan fokusere mere på at rapportere og lave analyser. Her er det oplagt at automatisere bilagsscanning, så man hurtigt får en hurtig faktura behandling. Samtidig bliver al data synkroniseret automatisk. 

Det er jo alt sammen meget fint, men hvad så med resten af det økonomiske arbejde? Jeg synes du skal lave et overblik over dine regnskabsprocesser, som for eksempel fakturahåndtering eller refusioner, så du kan lave en prioritering af, hvad der skaber den største værdi. 

Derefter skal du kortlægge processerne trin for trin. Få hele din afdeling til at deltage i den øvelse, så du ikke misser essentielle trin, som du ikke kender til. Uanset om vi snakker om automatisk bogføring eller ej, så er der en stor værdi ved at visualisere dine arbejdsgange. 

Men det vigtigste ved visualiseringen er, at du får en trin for trin instruktion til at automatisere processerne med vores Workflow-maskine. Her kan du let automatisere selv komplekse processer med vores visuelle redigeringsværktøj. 

Lyder det stadig uoverskueligt? Bare rolig du kommer ikke til at tage rejsen alene. Vi har et team af implementeringspecialister, der består af bogholdere og statsautoriserede revisorer. Så hvis du ikke har lyst til at tegne processer, kan du også booke en gratis aftale med en af dem. De guider dig gerne på de første skridt af din automatiseringsrejse. 

Hvad skal du holde øje med, når du leder efter en løsning til automatisk regnskab?

Selvom jeg burde være en af fortalerne for at automatisere i dag frem for i morgen, så er der alligevel grund til, at tænke sig godt om. Det er nemlig langt fra ligegyldigt hvilken løsning, du vælger til at få et nemt regnskab. Så her er 4 ting, du skal undersøge, før du træffer dit valg: 

Let implementering

Den her forklarer nærmest sig selv. Men en løsning er først noget værd, når den bliver taget i brug. Derfor skal du lede efter en løsning, der er bygget til mennesker og ikke ingeniører, hvor der også er mulighed for at kontakte support, når du har brug for hjælp. 

Sikkerhed og compliance

Jeg behøver nok ikke fortælle dig, at sikkerhed altid er vigtigt, når man har med økonomisk data at gøre. Men du skal især sikre dig, at den løsning, du overvejer, kan identificere dobbeltbetalinger og potentielt økonomisk svig og så er det vigtigt, at der er et indbygget revisionsspor, der viser hvem, der har foretaget ændringer. 

Høj brugervenlighed 

Når man skal lave en ændring, så er det en stor nok udfordring at lave om på måden, som din virksomhed holder styr på jeres økonomi. Hvis du også skal kæmpe med en brugerflade, der ikke følger almindelig logik, så har du tabt slaget på forhånd. I takt med at din virksomhed vokser, kan du også få brug for, at dine medarbejdere er med til at bruge den automatisk kontering. Et værktøj, der sætter brugervenligheden øverst, støtter op om det. 

Altid opdateret

Den løsning du vælger, skal virke nu. Men det skal den også om 5 år. Derfor er det vigtigt, at du stoler på virksomheden bag den softwareløsning, du vælger. Hvis værktøjet ikke bliver hyppigt opdateret med tidssvarende features, risikerer du, at det hurtigt bliver forældet. Derfor skal du lede efter løsning, der modtager opdateringer løbende. 

Det er noget af en mundfuld. Det er der ingen tvivl om. Men hvis der er en ting, som jeg håber du tager med fra den her artikel, så er det, at det er nu - og ikke “næste år” - du skal have automatisk bogføring. 

Jeg er jo ikke den mest uvildige kilde her, men på det danske marked er Roger uden sammenligning, det bedste - ja, nærmest det eneste - værktøj til at begynde din automatiseringsrejse med. 

Vi har integrationer til alle de store regnskabssystemer, men vi har også en udvidelse til Gmail og Zapier, så din data altid er opdateret. Roger gør din virksomhed i stand til at skalere, uden at det manuelle arbejde eksploderer.