Et automatisk bogholderi er grundstenen for Estaldos vilde vækstrejse

Hvis en virksomhed skal være skalerbar fra start, kræver det, at de fundamentale opgaver er automatiserede, så der kan fokuseres på kerneforretningen. Det er filosofien bag den unge, digitale ejendomsmægler Estaldo, som på få år er blevet en af Danmarks største ejendomsmæglere.

Hvis man selv kan stå for at vise huset frem for potentielle købere, så står Estaldo for resten: Billeder, plantegning og beskrivelse til salgsannoncen, visning på de største boligportaler og ikke mindst alt papirarbejdet omkring salget. Med dén model har tech-virksomheden på bare tre år nået et niveau, hvor den ikke sammenligner sig med andre ejendomsmæglere – men med de største kæder.

Bag den imponerende vækst står blandt andre medstifter og serieiværksætter Jakob Neua Nørgaard, som forventer endnu en tidobling af forretningen indenfor få år. Og i fundamentet for den vilde vækst ligger et ret simpelt princip: Automatisér alt det lavpraktiske i virksomhedsdriften.

”Vi prøver at gøre det billigere at sælge bolig, og skal man gøre det billigere, så skal man være mere effektiv. Hvis man gerne vil være en hurtigtvoksende virksomhed, er man nødt til at have nogle processer som gør, at besværet ikke vokser, når man får mere travlt,” siger Jakob Neua Nørgaard.

Det betyder blandt andet, at Estaldo fra start har automatiseret bogholderiet.

”Langt det meste af bogholderens arbejde med at få betalt regninger, lagt ind i systemer osv. kører automatisk i de systemer, vi bruger. Jeg har jo ingen gavn af, at der sidder en bogholder. Det er bare en omkostning – jeg vil hellere have en ejendomsmægler eller programmør mere,” siger han.

En ny standard

Én af løsningerne i Estaldos automatiserede bogholderi kommer fra Corpay One. En løsning der automatisk scanner og aflæser virksomhedens fakturaer og bilag, klarer betalingen uden login i netbank og synkroniserer til virksomhedens ERP. Det eneste medarbejderne skal gøre er at trykke godkend, og ifølge Mads Christensen, Head of Operations i Corpay One, er det bare et spørgsmål om tid, før alle bogholderiet har sådan et system.

”Fakturahåndtering og udlæg behøver ikke være en tung og manuel opgave – vi kan gøre det meget smartere, og derfor er jeg også sikker på, at automatisk bilagsscan bliver standarden indenfor få år,” siger han.

Den automatiske håndtering af bilag gør det nemlig også muligt for Corpay One at introducere flere tidsparende automatiseringer – blandt andet indenfor godkendelsesflow og rejsebilag.

”Det betyder, at man kan oprette og udpege medarbejdere, som har Corpay One med på deres smartphone, så de kan godkende udgifter fra specifikke leverandører. På den måde bliver medarbejderne involveret på en nem og intuitiv måde, så hele processen kører af sig selv,” siger Mads Christensen.

‍

Digital vækst kræver automatisering

Med Corpay One undgår Jakob Neua Nørgaard frygten for, at den hurtige vækst får bogholderiet til at ende i kaos. Men Corpay One er mere end bare en hygiejnefaktor.

”Alle vores systemer skal kunne snakke sammen. Det er vigtigt for os som softwarehus, at hvis vi finder på noget nyt, så skal vi også kunne lave nogle integrationer. Og hvis man har de rigtige byggesten, så er det nemt at bygge ovenpå,” siger Jakob Neua Nørgaard og tilføjer, at de løbende har tilføjet nye løsninger ovenpå det digitale fundament, de skabt med Corpay One.

Som serieiværksætter siden 2000 har han nemlig også siddet med regnskab i et Excel-ark, som ikke var forbundet til andet.

”Hvis ikke vi havde et system som Corpay One, som kan læse vores regninger og få dem sat til betaling, så kunne vi ikke drive vores forretning, som vi gør nu. Jeg kan slet ikke forestille mig en verden, hvor vi skulle modtage en mail med en regning, og så selv skulle gå i netbank og betale regninger for derefter at lægge den i økonomisystemet og få det bogført. Jeg bliver helt træt af at tænke på det,” siger han.

Automatiseringens tidsalder

Både bilag og bogholderi har i en årrække i meget høj grad foregået digitalt. Dataen er til rådighed, oplysningerne er registreret og systemerne til at håndtere det hele findes. Men det er først med moderne it-systemer, hvor al informationen kan flyde frit på tværs, at digitaliseringen hurtigt kan omstilles til smartere og mere automatiske arbejdsgange.

Som eksempel har Corpay One lavet en integration til beskedappen Slack, så medarbejdere kan godkende en betaling direkte fra det system, de i forvejen bruger til at kommunikere med deres kolleger. En lille forbedring som gør det muligt at tilpasse automatiseringen endnu tættere med medarbejderens hverdag.

”Og vi er stadig i begyndelsen af automatiserings tidsalder. Det er kun fantasien, der sætter grænser, for man kan skræddersy løsningerne til den måde, man selv arbejder på, og de værktøjer man ellers bruger i virksomhederne. Det stopper ikke ved bogholderiet – når først det er digitalt, kan man strække, bøje og automatisere det, som man vil,” siger Mads Christensen.

‍